tel: Dział Handlowy +48 790 747 617
sales@bosmanager.com
Przejdź do strony: Start - Finanse

Zapotrzebowania i Zamówienia

Moduł usprawnia proces realizacji zamówień - od momentu zgłoszenia zapotrzebowania, przez jego akceptację, realizację, aż po możliwość okresowej analizy zamówień wewnętrznych w firmie. Cały proces został zaprojektowany tak, aby ułatwić pracę zarówno osobom zarządzającym zamówieniami w firmie, jak i użytkownikom, którzy składają zamówienia. 

Elektroniczny obieg zamówień usprawnia ich sposób realizacji. Cały proces od momentu zgłoszenia zamówienia, poprzez jego akceptację, aż po realizację jest obsługiwany za pomocą systemu. Dzięki temu w znacznym stopniu można ułatwić pracę zarówno pracownikom obsługującym zamówienia jak i użytkownikom, którzy je składają. Wdrażając elektroniczny obieg zamówień oszczędzamy czas jaki musielibyśmy poświęcić na ręczny przepływ dokumentów. Zwiększenie wydajności dzięki szybszemu składania zamówień za pomocą wniosku online, eliminuje dotychczasowe papierowe formularze, które każdorazowo trzeba było wprowadzać ręcznie do systemu. Dzięki elektronicznemu obiegowi zamówień otrzymujemy dostęp do bieżących informacji oraz możliwość wglądu w status złożonego zamówienia. Widzimy czy jest ono w trakcie realizacji czy też z jakiś powodów zostało odrzucone. W każdej chwili można również łatwo dołączyć do zamówienia dodatkowe dokumenty. Dział zamówień otrzymując dokumenty w formie elektronicznej nie musi ich przepisywać ręczne oszczędzając przy tym dużo czasu. Pełna automatyzacja procesu zwiększa wydajność pracy, a łatwiejsza kontrola oraz analiza pozwala na generowanie różnych raportów i wykresów. Gdy elektroniczny obieg zamówień jest połączony z modułem faktur, otrzymujemy dodatkowo możliwość podpięcia faktury do zamówienia, z którym jest ona powiązana.

Korzyści:

  1. przyspieszenie procesu składania i akceptacji zamówień 

  2. oszczędności czasowe na ręcznej dystrybucji dokumentów

  3. oszczędności finansowe dzięki eliminacji błędów, opóźnień i zagubień dokumentów 

  4. natychmiastowy dostęp do pełnej i bieżącej informacji 

  5. kontrola nad zamówieniami wewnętrznymi w firmie – kto, kiedy i co zamawiał, kto dane zamówienie zaakceptował itp.

  6. możliwość szczegółowej analizy i optymalizacji zamówień wewnętrznych, dzięki rozbudowanym funkcjom raportowania 

Pracownik:

  1. składa wniosek on-line, w ciągu kilku sekund, bez potrzeby wypełniania papierowych formularzy 

  2. może śledzić na bieżąco status złożonego wniosku – czy został zaakceptowany, odrzucony, wprowadzono jakieś komentarze czy zmiany 

  3. ma szybką informację zwrotną o realizacji zamówienia

  4. ma możliwość dodawania do zamówienia dodatkowych dokumentów, e-maili, notatek

  5. jeśli w firmie wdrożony jest moduł obiegu faktur – do zamówienia może podpiąć faktury, które są powiązane z poszczególnymi zamówieniami  

  6. jeśli w firmie wdrożony jest moduł kontroli realizacji budżetu, a pracownik ma dostęp do takich informacji – może na bieżąco śledzić jak złożone zamówienie wpływa na poziom realizacji budżetu jego działu  

Dział Zamówień: 

  1. otrzymuje zamówienia w formie elektronicznej, nie musi ręcznie przepisywać danych z papierowych formularzy 

  2. oszczędza czas, dzięki pełnej automatyzacji procesu, wyeliminowaniu kart zamówień, e-maili, faksów itp.

  3. w przypadku powtarzających się zgłoszeń, ma możliwość agregowania zapotrzebowań w zbiorcze zamówienia 

  4. ma kompleksowy przegląd wszystkich zamówień w firmie: kto, kiedy i co zamawiał, kto dane zamówienie zaakceptował itp.

  5. szybko może dotrzeć do pełnych informacji, dotyczących danego zamówienia – w teczce zamówienia, w jednym miejscu z każdą kwotą powiązane są dokumenty, opisy i historia akceptacji

  6. łatwiej może kontrolować proces, dzięki dostępowi do danych historycznych oraz szybkiemu generowaniu raportów i wykresów 

  7. ma możliwość wydrukowania zamówienia w razie potrzeby wysłania do dostawcy w wersji papierowej 

  8. jeśli w firmie wdrożony jest moduł obiegu faktur, kontroli realizacji budżetu i/lub kontroli realizacji umów – może łączyć zamówienia z pozostałymi dokumentami 

Przejdź do strony: Obieg Faktur
Przejdź do strony: Kontrola Wykorzystania Budżetów
Przejdź do strony: Kontrola Realizacji Umów

Finanse