System służy do poprawnego ewidencjonowania dokumentów zgromadzonych w Archiwum, wspiera ich przechowywanie, wyszukiwanie oraz udostępnianie na życzenie.

Do systemu zaimportowane są wszystkie informacje z dotychczas wykorzystywanych w Archiwach baz danych (SEZAM, IZA, PRADZIAD, ELA). Dokumenty są przechowywane na jednej wspólnej platformie, dzięki czemu jest do nich łatwy dostęp i w szybki sposób mogą być wyszukiwane, a informacje są spójne. 

Dzięki rozbudowanym formularzom do opisywania dokumentów, wszystkie kluczowe informacje mogą zostać dodane do systemu w prosty sposób. Dokument jest opisywany wieloma atrybutami – m.in. rodzaj dokumentu, jego twórca, miejsce pochodzenia, struktura dokumentu.

System wspiera wszystkie wymagania, którym podlegają Archiwa Państwowe m.in. wymagania związane z raportowaniem.

Istnieje możliwość rozbudowywania systemu o kolejne moduły, m.in. związane z obsługą procesu wypożyczania dokumentów.

Korzyści:

  1. archiwiści pracują na jednej spójne platformie, a nie jak dotychczas na kilku bazach danych, z których każda dostarcza tylko częściowych danych

  2. do systemu są zaimportowane informacje ze wszystkich dotychczas wykorzystywanych baz danych, dzięki czemu informacje są wreszcie zgromadzone w jednym miejscu - spójne i pełne

  3. system jest prosty i intuicyjny w użytkowaniu

  4. łatwe opisywanie dokumentów dużą ilością atrybutów, dzięki czemu w systemie znajduje się potrzebny komplet informacji

  5. łatwe wyszukiwanie dokumentów

  6. nowoczesna architektura systemu – system jest dostępny przez przeglądarkę internetową, dzięki czemu można z niego korzystać z dowolnego miejsca

  7. system można rozbudowywać o kolejne moduły, np. związane z obsługą procesu wypożyczania dokumentów

  8. szybki dostęp do informacji, dzięki funkcjom raportowania i generowania zestawień