Moduł usprawnia zarządzanie korespondencją przychodzącą w firmie. Możliwość rejestrowania i dekretowania pism przychodzących w systemie porządkuje dokumenty i usprawnia pracę nad ich dalszą obsługą. Sprawa zapoczątkowana daną korespondencją łączy w jednej teczce wszystkie informacje robocze, jakie pojawiły się w trakcie jej załatwiania (wszystkie wersje dokumentów roboczych, wewnętrzne opinie i notatki, maile, historia wykonanych zadań). Dokumenty gromadzone są w elektronicznych rejestrach, które odwzorowują księgę korespondencji przychodzącej prowadzoną w firmie.

Elektroniczny obieg dokumentów jest narzędziem, które wspomaga grupową pracę w firmie. Zastosowanie go przynosi wiele korzyści zarówno dla pracownika jak i przełożonego. Wszystko to dzięki usprawnieniu przesyłania dokumentacji między poszczególnymi działami co skutkuje dużą oszczędnością czasu dzięki przyspieszeniu przepływu informacji w firmie. Moduł elektronicznego obiegu dokumentów pozwala na łatwą rejestrację przychodzących dokumentów w systemie tworząc w ten sposób szczegółowe rejestry. W późniejszym etapie ułatwia to wyszukiwanie czy też filtrowanie dokumentacji w oparciu o przeróżne wytyczne. Pozyskiwanie niezbędnych informacji przy pomocy tego rozwiązania jest niezwykle łatwe i intuicyjne. Możliwości gromadzenia dokumentów są bardzo rozbudowane. Wszystkie informacje robocze takie jak maile, notatki, komentarze, opinie możemy łączyć w jednej teczce. Takie uporządkowanie ułatwia śledzenie przebiegu obsługiwanej sprawy, a szybki dostęp do dokumentacji pozwala na wyeliminowanie opóźnień oraz błędów jakie mogłyby mieć miejsce chociażby w przypadku przesłania tradycyjnej korespondencji do niewłaściwej osoby. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala również na łatwe kontrolowanie terminów związanych z obsługą spraw. Co więcej daje on możliwość zlecania zadań poszczególnym pracownikom oraz odbywanie konsultacji niezbędnych do prawidłowej obsługi dokumentacji. System świetnie sprawdza się nie tylko w obszarze działań administracyjnych, ale również w innych działach takich jak zamówienia czy finanse.

Korzyści: 

  1. oszczędności czasowe na ręcznej dystrybucji dokumentów i przyspieszenie przepływu informacji w firmie 

  2. wyeliminowanie opóźnień i błędów, związanych z np. zagubieniem dokumentu, skierowaniem dokumentu do niewłaściwej osoby itp. 

  3. uporządkowanie korespondencji przychodzącej w spójnych rejestrach dokumentów – możliwość śledzenia historii dokumentów 

  4. ułatwienie wyszukiwania dokumentów, filtrowania i tworzenia zestawień w odniesieniu do rozmaitych kryteriów

  5. uporządkowanie i przejrzystość działań związanych z obsługą pism przychodzących

  6. możliwość kontrolowania terminów, związanych z obsługą danej sprawy czy obsługą dokumentu 

Dział Administracji:

  1. rejestruje korespondencję przychodzącą za pomocą prostego elektronicznego formularza w systemie 

  2. w prosty sposób dekretuje dokumenty w systemie do wskazanej osoby lub grupy osób

  3. ma możliwość zlecania zadań czy konsultacji w obrębie dokumentu

  4. w razie potrzeb może ustalać terminy związane z obsługą sprawy, np. przygotowania odpowiedzi, realizacji zadań związanych z treścią dokumentu itp.

  5. w ciągu kilku sekund może wyszukać potrzebny dokument i przejrzeć go, bez konieczności sięgania po fizyczny dokument  

  6. w każdym momencie ma dostęp do pełnej historii związanej z obsługą danego dokumentu 

  7. w prosty sposób może sortować dokumenty po zadanych kryteriach, tworzyć zestawienia i raporty 

  8. nie musi ręcznie prowadzić rejestrów dokumentów – zarejestrowane dokumenty w systemie odkładane są w spójnych rejestrach korespondencji