Moduł usprawnia proces obiegu faktur. System prowadzi użytkowników przez cały proces: od momentu rejestrowania przyjęcia faktury, przez kolejne szczeble opiniowania i akceptacji, po jego zarejestrowanie w programie finansowo-księgowym. Dzięki wprowadzeniu ścieżek akceptacji dokumentów, a także precyzyjnemu opisywaniu faktury oraz opcjonalnemu powiązaniu jej z wcześniejszymi zamówieniami kontrola nad procesem staje się przejrzysta. 

Podobnie jak w przypadku obiegu zamówień elektroniczny, obieg faktur umożliwia przegląd przepływu faktury, na każdym etapie od momentu jej przyjęcia, aż po akceptację i zarejestrowanie w programie księgowym. Również w tym przypadku oszczędności czasowe wynikające z elektronicznego przepływu są znaczące dzięki wyeliminowaniu błędów czy opóźnień związanych z zagubieniem faktury. W każdym momencie posiadamy dostęp do informacji na temat statusu faktury. Posiadając dostęp do komputera jesteśmy w stanie w każdym miejscu w bardzo łatwy i szybki sposób zaakceptować fakturę lub też wprowadzić ważne uwagi. Za pomocą modułu elektronicznego obiegu faktur możemy śledzić ile w danym momencie jest w systemie faktur oraz na jakim etapie akceptacji się znajdują. Ułatwia to kontrolę, gdyż w łatwy sposób jesteśmy w stanie określić ile z nich jest opóźnionych oraz kto za nie odpowiada. Proste monitorowanie zaległości pozwala na szybką reakcję i wprowadzanie odpowiednich korekt. 

Korzyści: 

  1. przyspieszenie procesu opisywania i akceptacji faktur

  2. oszczędności czasowe na ręcznej dystrybucji dokumentów

  3. wyeliminowanie opóźnień i błędów, związanych z np. zagubieniem dokumentu, skierowaniem dokumentu do niewłaściwej osoby itp. 

  4. dostęp do bieżących informacji na temat statusu akceptacji faktur

  5. natychmiastowy dostęp do pełnej historii akceptacji kosztów

  6. możliwość szczegółowej analizy i optymalizacji procesu, dzięki rozbudowanym funkcjom raportowania 

Pracownik:

  1. dokumenty do opisania i zaakceptowania dostaje w postaci zadań w systemie, dzięki czemu wie kiedy otrzymał zadanie oraz na kiedy przypada termin realizacji zadania

  2. w bardzo prosty i szybki sposób może opisać i zaakceptować fakturę, będąc w dowolnym miejscu i o każdej porze, jeśli tylko ma dostęp do komputera

  3. w przypadku, kiedy koszty na fakturze dotyczą wielu działów – może je z łatwością rozdzielić, akceptując tylko te, które dotyczą jego działu 

  4. może do teczki faktury dołączać dodatkowe informacje i dokumenty, z nią związane (np. umowy, notatki, e-maile), dzięki czemu tworzy pełen kontekst sprawy, do którego zawsze można wrócić w razie potrzeby 

Dział Finansowy:

  1. zaakceptowane faktury otrzymuje w formie elektronicznej i nie musi ich przepisywać ręcznie do systemu 

  2. może śledzić ile dokładnie faktur jest na dany moment w obiegu, na jakim etapie w procesie akceptacji

  3. może śledzić ile faktur jest opóźnionych, u kogo w danym momencie się znajdują, co zdecydowanie ułatwia monitowanie zaległych zadań

  4. ma natychmiastowy dostęp do pełnej historii akceptacji kosztów

  5. ma dostęp do wszystkich powiązanych z fakturą informacji i dokumentów – notatki, e-maile, dodatkowe dokumenty dołączone w procesie obiegu do teczki faktury 

  6. łatwiej może kontrolować proces, dzięki dostępowi do danych historycznych oraz szybkiemu generowaniu raportów 

  7. w razie potrzeby ma możliwość wydrukowania faktury z systemu  

  8. dzięki integracji modułu z systemem finansowo – księgowym nie ma potrzeby ręcznego przepisywania informacji – system automatycznie księguje zaakceptowane faktury